Arvo syntyy yhdessä aikaansaadusta – ei alkuperäisen tarjouksen hinnasta

🇬🇧 Tämä blogi on saatavilla myös englanniksi (käännös). Löydät sen oikeassa yläkulmassa olevasta kielipainikkeesta.

Miten data- ja tekoälykonsultointipalveluja kannattaa ostaa?

Liian moni on kokenut tarjouskilpailun, jossa hinta ratkaisee ja projektin, jossa halvin vaihtoehto osoittautui lopulta kalleimmaksi. Ymmärrän, että hintaa on helpointa mitata, mutta haluan rohkaista mittaamaan myös saavutettua arvoa ja huomioimaan sitä myös kilpailutustavoissa aiempaa enemmän.

Data ja tekoäly ovat monille yrityksille muodostumassa niin strategisiksi omaisuuseriksi, että niihin liittyvää osaamista täytyy olla ehdottomasti itsellä. Työvoiman saatavuus voi kuitenkin olla haastavaa. Siksi kokeneita konsultteja kannattaa käyttää tuomaan markkinan parhaat käytännöt ja antamaan tilapäistä apua isompiin ponnistuksiin. Näitä suurempia kokonaisuuksia on kilpailutettu viimeisen vuosipuoliskon aikana ahkerammin kuin kahtena edellisenä. Tämä on hyvä kehityssuunta, sillä yritysten kannattaisikin hyödyntää dataa ja tekoälyä liiketoimintansa kehittämisessä.

Kilpailutusta ei tule tehdä vanhoilla periaatteilla, sillä paljon on muuttunut

Usein kilpailutusmateriaalien taso ja haluttu tarjottavan kokonaisuuden muoto vaihtelevat suuresti, mikä näkyy suoraan saatujen tarjousten laadussa. Esimerkiksi nykytilasta voi olla vaikea muodostaa selkeää kuvausta tietopyyntöön, jos tietovarasto on vuosien mittaan muuttunut "spagetiksi" ja kärsii pahasta toimittajalukosta (vendor lock). Kiireessä myös tulevaisuuden liiketoiminnan käyttötapausten ja vision miettimiseen varataan liian vähän aikaa. Toimittajille lähetetään sekalainen kokoelma materiaaleja ja toivotaan, että erilaisten vastausten myötä tilanne selkiytyy myös itselle. Toki poikkeuksiakin löytyy runsaasti. Tarjouksen muodossa taas saatetaan haluta rajata riskiä ja suosia kiinteähintaisia toimituksia. Tämä ei kuitenkaan välttämättä palvele lopputuloksen arvoa, jossa avoin kommunikaatio sekä yhteistyö näyttelevät merkittävää roolia.

Toimittajat ovat oppineet pelaamaan vuosien saatossa tätä peliä jossa mitataan vain hintaa. Perinteinen tapa voittaa kilpailutus on antaa liian matala kiinteän hinta ja aloittaa heti hankkeen alussa keskustelu siitä, millaisia yllätyksiä on paljastunut ja miten hintalappua pitää muuttaa. Tämä tapa on kuitenkin monella tapaa huono, sillä se voi johtaa nettona kalliimpaan lopputulemaan loppuasiakkaalle. Asiakasyrityksellä saattaa olla aikataulupainetta eikä ole mahdollista viedä kokonaisuutta uudelleen kilpailutukseen. Ennen kaikkea se kuitenkin murtaa strategisen kumppanuuden yhteishenkeä, joka perustuu syvään luottamukseen ja vaatii paljon dialogia. Kiinteän hinnan tarjoaminen saa usein myös toimittajan katseen kääntymään sisäänpäin: miten hanke saadaan maaliin määrätyssä ajassa ja kustannuksessa. Tämä saattaa aiheuttaa hankkeen luovuttamisen jälkeen ikäviä yllätyksiä, kun lopputulos ei palvelekaan asiakasyrityksen tarvetta.

Data ja tekoäly ovat strategian ytimessä, ja asiakkaiden tulisi mielestäni rakentaa niiden ympärille enemmän strategisia kumppanuuksia yksittäisten hankkeiden optimoinnin sijaan. Ymmärrän tarpeen hallita riskiä ja että investoinnin hyväksyntään tarvitaan usein hankkeen hintalappu. Kuitenkin data- ja tekoälyhankkeiden ostotapojen tulisi kehittyä hankkeiden strategisuuden mukana. Hankkeen ollessa käynnissä tarvitaan runsaasti dialogia suunnan varmistamiseen sekä osaamisen leviämiseen. Ostamisen mallin pitäisi palvella tätä kehityssuuntaa, jossa Data- ja AI-projektit eivät ole “vain” IT-projekteja vaan strategian toteutuksen mahdollistajia.

Me Recordyllä toimimme kilpailutuksissa välillä "tyhmästi". Annamme kokemukseemme peilaten hintalapun, jonka uskomme, että hanke yllätyksineen kokeneella tiimillä maksaa. Huolimatta siitä, että kyse olisi pelkästä teknologiahankkeesta haluamme käyttää aikaa liiketoimintatarpeiden selvittämiseen. Olemme hävinneet tämän takia hankkeita hinnalla tai liialla kyseenalaistuksella. Pidemmällä aikavälillä uskomme strategiaamme. Hävitty sija on kuitenkin ollut meille usein hienon kumppanuuden alku. Kun projekti on alkanut toisen toimittajan kanssa ja päätynyt seinään, olemme saaneet soiton.

Tarjosimme kaksi vuotta sitten hanketta, joka olisi maksanut useamman miljoonan. Nyt tarjoaisimme saman hankkeen murto-osalla hinnasta. Miten?

AI-avusteisuus, AI-agenttien käyttäminen sekä erilaiset täsmätuotteet ovat nostaneet voimakkaasti päätään viime vuosina. Silti näen liian usein sitä, ettei näitä hyödynnetä riittävästi. Molemmilla puolilla on hidasteita aiheuttavia muuttujia.

Toimittajilla saattaa olla haluttomuutta disruptoida liiketoimintaansa koska junnut pitää saada töihin, mutta myös asiakasyritysten valmius toivoa automatisoituja ratkaisuja aiheuttaa hidasteita muutokseen. Sympatisoin sitä, että jos on tehnyt pitkän työuran samassa talossa ja päivittäisen Teams-putken päätteeksi pitäisi olla aikaa seurata markkinassa tapahtuvaa murrosta. Tämä voi johtaa siihen, ettei hahmoteta, kuinka suuresta muutoksesta ja mahdollisuudesta on kyse.

Muutos on yllättänyt meitäkin. Emme kuitenkaan ole peloissamme siitä viekö AI työmme, mutta olemme huolissamme siitä, että viekö AI:n hyödyntämättömyys jonkun muun työt. Tästä pelosta käsin näemme välillä, että keskijohto jarruttaa tiettyjen hankkeiden AI-avusteisuuden etenemistä asiakasyrityksissämme. Me näemme AI:n mahdollistavana ja vahvistavana tekijänä, joka kehittää työnkuvia enemmän arvoa tuottavaan suuntaan.

Oma strategiamme on painaa tässä murroksessa kaasua ja samaa suosittelisin myös yritysjohtajille. Disruptio tapahtuu mutta nyt jaetaan palkintosijoja. Meidän henkilöstömäärällämme nykyinen kehitys tarjoaa meille vain voitettavaa, mutta niillä jolla on ollut paljon junioria henkilöstöä tai ovat käyttäneet near-shorea voi muutos olla tuhoisa. Isossa kuvassa datatekeminen kuitenkin kasvaa, ja siihen mahtuu myös monenlaista toimitusta. Hanke, jonka olisimme itsekin tarjonneet muutama vuosi sitten near-shoren avulla kustannustehokkaasti, olisi nyt tarjottu 2–3 hengen seniorilla tiimillä sekä virtuaali-data engineerien ja AI-agenttien avulla. Tätä murrosta ei aina ymmärretä, ja siihen liittyvät kysymykset loistavat kilpailutuksissa poissaolollaan. Asiakasyritys saattaa ostaa hankkeen halvalla valitsemalla edullisimman tarjouksen, mutta jos oikeaa tietotaitoa ei ole, hän ei tiedä, että hanke voitaisiin tehdä vielä paljon kustannustehokkaammin.

Haluatko saada arvoa vai projektin valmiiksi?

Meitä ei usein valita tuntihinnan perusteella – mutta meidät valitaan, kun kokonaisuuden arvo ymmärretään.

Mieti siis kilpailuttaessasi:

1. Painota yhteistyön pitkäjänteisyyttä ja jatkuvaa kehitystä yksittäisen hankkeen tehokkuuden sijaan. Nykyisen osaamisen lisäksi kumppanilla on tärkeää olla kykyä omaksua uusia asioita.
2. Kustannuksien lisäksi kysy, mitä arvoa projektissa syntyy ja miten sitä voidaan optimoida (ja mitata)?
3. Mieti yhteistyön toimivuutta: Millaiseen yhteistyömalliin ostamisen tapa ajaa ja tukeeko se isompia tavoitteitasi?
4. Arvioi toteuttavan tiimin osaamista, referenssejä, tiimihenkeä ja kulttuuria verrattuna omaasi, tiedossa on paljon yhteistyötä
5. Mikä on kilpailutuksessa olevan ratkaisun TCO (eli kokonaiskustannus) vs. kilpailutettavan hankkeen kustannus, osa kustannuksista on yllättäviä ja ne ovat piilossa eri osastoilla
6. Miten varmistat, että hankkeessa syntyvä uusi osaaminen siirtyy teille?
7. Miten turvaat, että hyödynnät hankkeessasi AI:n mahdollisuudet?
8. Miten varmistat sen, että osaat arvioida hankkeen tarjouksien substanssia riittävän hyvin esim. AI-agentit?

Halvin ei ole aina paras, mutta paras on usein pitkällä aikavälillä myös kustannustehokkain.

Jos haluat keskustella siitä, miten arvoa voi rakentaa yhdessä, ota yhteyttä.

Lisää lukemista

• Pete Niemisen haastattelu kertoo siitä, miten löydät luotettavan Data & AI kumppanin
• Omat ajatukseni siitä, onko aika keksiä datatyö uudelleen?